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发票管理

发票定义

发票是指在购销商品、提供或者接受劳务和其他经营活动中,开具、收取的业务凭证。发票是确定经济收支行为发生的证明文件,是财务收支的法定凭证,是会计核算的原始凭证,是税务稽核的重要工具。

发票与财政收据不同,财政收费票据是指国家机关、事业单位、社会团体、具有行政管理职能的企业主管部门和政府委托的其他机构,为履行或代行政府职能,依据法律、法规和具有法律效力的行政规章的规定,在收取行政事业性收费和征收政府性基金时,向被收取单位或个人开具的收款凭证。收费票据是单位财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证,是财政、审计等部门进行检查监督的重要依据。各级财政部门是收费票据管理的主管机关。

普通发票一般分为存根联、发票联、计账联等三个联次。增值税专用发票还包括一个抵扣联。

发票领购

(a)  纳税人首次领购发票

(i)  纳税人申请

依法办理税务登记的单位和个人,在领取税务登记证件后,可向主管税务机关申请领购发票,一般需如实提供以下证件和资料:

表:领购发票应提供的资料和证件清单
表:领购发票应提供的资料和证件清单

(ii)  税务机关受理、审核

税务机关对纳税人提交的相关证件和资料进行审核并确认无误后,为其核定可领购的发票种类和数量,并发售发票。纳税人提交的证件和资料不符合规定的,税务机关应告知其补正。

(b)  纳税人日常续购发票

办理了首次发票领购事项后,日常续购发票时,纳税人领购发票主要有两种方式:验旧购新和批量领购。

(i)  验旧购新

验旧购新是指用票单位和个人交回已填开的发票存根联交税务机关审验后,领购新票。定额发票的供应方式统一采用验旧购新方式,推广网报系统后,定额发票可以直接在网上验销,不需把存根联交税务机关。为避免纳税人开具发票时间跨度过长,保证税收及时、足额入库,对于采用验旧供新方式供应的发票,要求纳税人自领购之日起一年内进行验旧或缴销。

发票验旧应提供《发票领购薄》、已领购的发票存根联(适用于定额发票),已开具完毕的最后一份发票的记账联、已开具发票的最后一份记账联、作废发票的全部联次和开具负数发票的依据(适用于网络发票)、已开具发票使用信息的用户卡、作废发票的全部联次和开具负数发票的依据等。

领购新发票一般需要提供以下证件及资料:

表:领购新发票应提供的资料和证件清单
表:领购新发票应提供的资料和证件清单

(ii)  批量供应

批量供应是指税务机关对用票单位和个人在领购发票时,根据其经营业务量的大小和对发票的实际使用量的多少,合理地核定其在一定时期内(一般是6个月至1年)的发票领购量。主要对象是自印发票(如电信部门的话费发票)的纳税人。

(iii)  税务机关受理、审核

税务机关对纳税人提交的相关证件和资料进行审核并确认无误后,在核定的发票种类和数量范围内发售发票。纳税人提交的证件和资料不符合规定的,税务机关应告知其补正。

发票验销

(a)  发票验旧

(i)  纳税人申请

采用「验旧购新」供票方式的单位和个人必须按月验销发票。

(ii)  税务机关受理、审核

税务机关对纳税人提交的发票和资料进行审核、登记发票开具金额、发票使用情况,对于需要进行实物验销的发票,验销人员在已审核验销的发票存根联上盖上有人员姓名和日期的发票验销专用章,纳税人才能继续领购新发票。纳税人提交的发票和资料不符合规定的,税务机关应告知其补正。

(b)  发票缴销

(i)  纳税人申请

对以下情形需要对纳税人发票进行缴销:

用票单位和个人购入的发票,从领购之日起一年内未使用的发票应当缴销;用票单位和个人发生合并、联营、分设、迁移、停业、注销等事项时应当在申报办理变更税务登记、注销税务登记的同时,对原来印制、购买的发票应向税务机关申请缴销;税务机关在统一实行发票改版换版、更换发票监制章等事项时,在税务机关规定期限内,用票单位和个人应当将未使用的发票送税务机关办理缴销手续;用票单位和个人有严重违反税务管理和发票管理行为或者税务机关认为需要缴销发票的,由税务机关将其发票予以收缴;已使用的发票存根联,根据《发票管理办法》的规定已满保存期的经主管税务机关审核可以缴销;因霉变、水浸、火烧、鼠咬等问题而无法使用的发票应当缴销。

(ii)  税务机关受理、审核

税务机关对纳税人提交的发票和资料进行审核,登记发票缴销数据,有两名税务人员对发票进行剪角缴销、监销,纳税人提交的发票和资料不符合规定的,税务机关应告知其补正。

(c)  需要临时使用发票的单位和个人,可以凭购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动的书面证明、经办人身份证明,直接向经营地税务机关申请代开发票。依照税收法律、行政法规规定应当缴纳税款的,税务机关应当先征收税款,再开具发票。税务机关根据发票管理的需要,可以按照国务院税务主管部门的规定委托其他单位代开发票。禁止非法代开发票。

(d)  临时到本省、自治区、直辖市以外地区从事经营活动的单位或者个人,应当凭所在地税务机关的证明,向经营地税务机关领购经营地的发票。临时在本省、自治区、直辖市以内跨市、县从事经营活动领购发票的办法,由省、自治区、直辖市税务机关规定。

(e)  税务机关对外省、自治区、直辖市来本辖区从事临时经营活动的单位和个人领购发票的,可以要求其提供保证人或者根据所领购发票的票面限额以及数量交纳不超过1万元的保证金,并限期缴销发票。按期缴销发票的,解除保证人的担保义务或者退还保证金;未按期缴销发票的,由保证人或者以保证金承担法律责任。税务机关收取保证金应当开具资金往来结算票据。

企业自印发票的申请

(a)  纳税人申请

符合以下条件的纳税人可以申请印制有单位名称的发票(简称「自印发票」):

  • 有固定的生产经营场所;

  • 具有合法有效的工商营业执照或有关部门核发的有效证件,并已办理税务登记;

  • 财务和发票管理制度健全,能够严格执行税收法规和发票管理规定;

  • 统一发票样式不能满足纳税人需要,或发票使用量较大的(一般指单一种类发票一年使用量在1000本以上或10万份以上,具体以各地规定为准)。

对使用计算机开具自印发票的,计算机开票软件必须符合以下条件:

(1)    能够准确、完整记录开票数据并做到不可更改记录;

(2)    能按要求向主管税务机关抄报发票开具明细信息和汇总信息、发票领用存信息,抄报信息的文件格式符合税务机关的要求;

(3)    该软件已经向主管税务机关申报备案。

(b)  税务机关受理、审核

税务机关发票领购窗口受理,内部进行文书审批,经市局审批同意印制后,纳税人缴交发票工本费。待发票印刷完毕后,纳税人持受理文书、发票领购簿、工本费汇款单,到发票领购窗口领取《企业自印发票提取证明单》及工本费单据,持《企业自印发票提取证明单》到发票承印企业提取发票。

遗失发票的处理

《中华人民共和国发票管理办法实施细则》第三十一条规定:使用发票的单位和个人应当妥善保管发票。发生发票丢失情形时,应当于发现丢失当日书面报告税务机关,并在当地税务机关指定媒体登报声明作废。向税务机关申报发票丢失时,一般应提供《发票挂失损毁报告》、《发票挂失/损毁报告表》、登报声明发票遗失作废的版面原件、发票或复印件等证明材料。

对丢失已填开发票的,按照以下规定处理:

使用发票的单位和个人遗失在税务机关开具的发票时,若收款方未将发票联交给付款方的,应提供由付款方出具未曾收到该发票的书面确认证明,可凭该发票的完税凭证、书面情况说明向税务机关申请重新开具;若付款方遗失发票,可凭收款方的记账联复印件或税务机关的存根联复印件,经代开发票税务机关审核后作为合法凭证入账,税务机关在发票复印件上写上「与原件相符」字样,并加盖公章。

开具发票一方遗失已填开的发票联,应重新开具发票交对方入账。重新开具发票时,应在备注栏填写遗失发票的客户名称、发票代码和号码、金额,开票单位。

取得发票一方遗失已填开的发票联,由开票方提供发票存根联或记账联原件的复印件,注明「此件是我单位提供,与原件相符」,加盖公章,并经开票方主管税务机关审核,加具「与原件相符」意见,盖税务机关业务专用章,由开票方交取得发票方作为合法凭证入账。遗失的发票只有发票联的,由开具发票方出具书面证明,内容包括取得发票单位名称、购货或服务的单位数量、单价、规格、大小金额、发票代码和号码等,税务机关加具「与开票数据相符」的意见,盖业务专用章,作为合法入账凭证。

发票保管

(a)  开具发票的企业和个人应当建立发票使用登记制度,设置发票登记簿,并定期向主管税务机关报告发票使用情况。

(b)  企业和个人应在办理变更或者注销税务登记的同时,办理发票和发票领购簿的变更、缴销手续。

(c)  企业和个人应按照税务机关的规定存放和保管发票,不得丢失和擅自损毁。

(d)  对于已经开具的发票存根联和发票登记簿,应当保存五年。保存期满,报经税务机关查验后销毁。

(e)  使用电子计算机开具发票,须经主管税务机关批准,并使用税务机关统一监制的机外发票,开具后的存根联应当按照顺序装订成册。

(f)  任何单位和个人不得转借、转让、代开发票;未经税务机关批准,不得拆本使用发票;不得自行扩大专业发票使用范围。禁止倒买倒卖发票、发票监制章和发票防伪专用品。

(g)  任何单位和个人未经批准,不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票。禁止携带、邮寄或者运输空白发票出入境。

(h)  使用发票的单位和个人应当妥善保管发票。发生发票丢失情形时,应当于发现丢失当日书面报告税务机关,并按当地规定登报声明作废。

接受税务检查

税务机关在发票管理中有权进行下列检查:检查印制、领购、开具、取得和保管发票的情况;调出发票查验;查阅、复制与发票有关的凭证、资料;向当事各方询问与发票有关问题和情况;查处发票案件时,对与案件有关的情况和资料,可以记录、录音、录影、照相和复制。

印制、使用发票的单位和个人,必须接受税务机关依法检查,如实反映情况,提供有关资料,不得拒绝、隐瞒。税务人员进行检查时,应当出示税务检查证。

税务机关需要将已开具的发票调出查验时,向当地被查验的单位和个人开具发票换票证。发票换票证与所调出查验的发票有同等效力。被调出查验发票的单位和个人不得拒绝。税务机关需要将空白发票调出查验时,应当开具收据;经查无问题的,应当及时返还。

单位和个人从中国境外取得与纳税有关的发票或者凭证,税务机关在纳税审查时有疑义的,可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明,经税务机关审核认可后,方可作为记账核算的凭证。

税务机关在发票检查中需要核对发票存根联与发票联填写情况时,可以向持有发票或者发票存根联的单位发出发票填写出情况核对卡,有关单位应当如实填写,按期报回。

资料提供 图片:香港贸发局经贸研究
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