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發票管理

發票定義

發票是指在購銷商品、提供或者接受勞務和其他經營活動中,開具、收取的業務憑證。發票是確定經濟收支行為發生的證明文件,是財務收支的法定憑證,是會計核算的原始憑證,是稅務稽核的重要工具。

發票與財政收據不同,財政收費票據是指國家機關、事業單位、社會團體、具有行政管理職能的企業主管部門和政府委托的其他機構,為履行或代行政府職能,依據法律、法規和具有法律效力的行政規章的規定,在收取行政事業性收費和徵收政府性基金時,向被收取單位或個人開具的收款憑證。收費票據是單位財務收支的法定憑證和會計核算的原始憑證,是財政、審計等部門進行檢查監督的重要依據。各級財政部門是收費票據管理的主管機關。

普通發票一般分為存根聯、發票聯、計賬聯等三個聯次。增值稅專用發票還包括一個抵扣聯。

發票領購

(a)  納稅人首次領購發票

(i)  納稅人申請

依法辦理稅務登記的單位和個人,在領取稅務登記證件後,可向主管稅務機關申請領購發票,一般需如實提供以下證件和資料:

表:領購發票應提供的資料和證件清單
表:領購發票應提供的資料和證件清單

(ii)  稅務機關受理、審核

稅務機關對納稅人提交的相關證件和資料進行審核並確認無誤後,為其核定可領購的發票種類和數量,並發售發票。納稅人提交的證件和資料不符合規定的,稅務機關應告知其補正。

(b)  納稅人日常續購發票

辦理了首次發票領購事項後,日常續購發票時,納稅人領購發票主要有兩種方式:驗舊購新和批量領購。

(i)  驗舊購新

驗舊購新是指用票單位和個人交回已填開的發票存根聯交稅務機關審驗後,領購新票。定額發票的供應方式統一採用驗舊購新方式,推廣網報系統後,定額發票可以直接在網上驗銷,不需把存根聯交稅務機關。為避免納稅人開具發票時間跨度過長,保證稅收及時、足額入庫,對於採用驗舊供新方式供應的發票,要求納稅人自領購之日起一年內進行驗舊或繳銷。

發票驗舊應提供《發票領購薄》、已領購的發票存根聯(適用於定額發票),已開具完畢的最後一份發票的記賬聯、已開具發票的最後一份記賬聯、作廢發票的全部聯次和開具負數發票的依據(適用於網絡發票)、已開具發票使用信息的用戶卡、作廢發票的全部聯次和開具負數發票的依據等。

領購新發票一般需要提供以下證件及資料:

表:領購新發票應提供的資料和證件清單
表:領購新發票應提供的資料和證件清單

(ii)  批量供應

批量供應是指稅務機關對用票單位和個人在領購發票時,根據其經營業務量的大小和對發票的實際使用量的多少,合理地核定其在一定時期內(一般是6個月至1年)的發票領購量。主要對象是自印發票(如電信部門的話費發票)的納稅人。

(iii)  稅務機關受理、審核

稅務機關對納稅人提交的相關證件和資料進行審核並確認無誤後,在核定的發票種類和數量範圍內發售發票。納稅人提交的證件和資料不符合規定的,稅務機關應告知其補正。

發票驗銷

(a)  發票驗舊

(i)  納稅人申請

採用「驗舊購新」供票方式的單位和個人必須按月驗銷發票。

(ii)  稅務機關受理、審核

稅務機關對納稅人提交的發票和資料進行審核、登記發票開具金額、發票使用情况,對於需要進行實物驗銷的發票,驗銷人員在已審核驗銷的發票存根聯上蓋上有人員姓名和日期的發票驗銷專用章,納稅人才能繼續領購新發票。納稅人提交的發票和資料不符合規定的,稅務機關應告知其補正。

(b)  發票繳銷

(i)  納稅人申請

對以下情形需要對納稅人發票進行繳銷:

用票單位和個人購入的發票,從領購之日起一年內未使用的發票應當繳銷;用票單位和個人發生合併、聯營、分設、遷移、停業、註銷等事項時應當在申報辦理變更稅務登記、註銷稅務登記的同時,對原來印製、購買的發票應向稅務機關申請繳銷;稅務機關在統一實行發票改版換版、更換發票監製章等事項時,在稅務機關規定期限內,用票單位和個人應當將未使用的發票送稅務機關辦理繳銷手續;用票單位和個人有嚴重違反稅務管理和發票管理行為或者稅務機關認為需要繳銷發票的,由稅務機關將其發票予以收繳;已使用的發票存根聯,根據《發票管理辦法》的規定已滿保存期的經主管稅務機關審核可以繳銷;因黴變、水浸、火燒、鼠咬等問題而無法使用的發票應當繳銷。

(ii)  稅務機關受理、審核

稅務機關對納稅人提交的發票和資料進行審核,登記發票繳銷數據,有兩名稅務人員對發票進行剪角繳銷、監銷,納稅人提交的發票和資料不符合規定的,稅務機關應告知其補正。

(c)  需要臨時使用發票的單位和個人,可以憑購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動的書面證明、經辦人身份證明,直接向經營地稅務機關申請代開發票。依照稅收法律、行政法規規定應當繳納稅款的,稅務機關應當先徵收稅款,再開具發票。稅務機關根據發票管理的需要,可以按照國務院稅務主管部門的規定委託其他單位代開發票。禁止非法代開發票。

(d)  臨時到本省、自治區、直轄市以外地區從事經營活動的單位或者個人,應當憑所在地稅務機關的證明,向經營地稅務機關領購經營地的發票。臨時在本省、自治區、直轄市以內跨市、縣從事經營活動領購發票的辦法,由省、自治區、直轄市稅務機關規定。

(e)  稅務機關對外省、自治區、直轄市來本轄區從事臨時經營活動的單位和個人領購發票的,可以要求其提供保證人或者根據所領購發票的票面限額以及數量交納不超過1萬元的保證金,並限期繳銷發票。按期繳銷發票的,解除保證人的擔保義務或者退還保證金;未按期繳銷發票的,由保證人或者以保證金承擔法律責任。稅務機關收取保證金應當開具資金往來結算票據。

企業自印發票的申請

(a)  納稅人申請

符合以下條件的納稅人可以申請印製有單位名稱的發票(簡稱「自印發票」):

  • 有固定的生產經營場所;

  • 具有合法有效的工商營業執照或有關部門核發的有效證件,並已辦理稅務登記;

  • 財務和發票管理制度健全,能够嚴格執行稅收法規和發票管理規定;

  • 統一發票樣式不能滿足納稅人需要,或發票使用量較大的(一般指單一種類發票一年使用量在1000本以上或10萬份以上,具體以各地規定為準)。

對使用計算機開具自印發票的,計算機開票軟件必須符合以下條件:

(1)    能够準確、完整記錄開票數據並做到不可更改記錄;

(2)    能按要求向主管稅務機關抄報發票開具明細信息和匯總信息、發票領用存信息,抄報信息的文件格式符合稅務機關的要求;

(3)    該軟件已經向主管稅務機關申報備案。

(b)  稅務機關受理、審核

稅務機關發票領購窗口受理,內部進行文書審批,經市局審批同意印製後,納稅人繳交發票工本費。待發票印刷完畢後,納稅人持受理文書、發票領購簿、工本費匯款單,到發票領購窗口領取《企業自印發票提取證明單》及工本費單據,持《企業自印發票提取證明單》到發票承印企業提取發票。

遺失發票的處理

《中華人民共和國發票管理辦法實施細則》第三十一條規定:使用發票的單位和個人應當妥善保管發票。發生發票丟失情形時,應當於發現丟失當日書面報告稅務機關,並在當地稅務機關指定媒體登報聲明作廢。向稅務機關申報發票丟失時,一般應提供《發票掛失損毀報告》、《發票掛失/損毀報告表》、登報聲明發票遺失作廢的版面原件、發票或複印件等證明材料。

對丟失已填開發票的,按照以下規定處理:

使用發票的單位和個人遺失在稅務機關開具的發票時,若收款方未將發票聯交給付款方的,應提供由付款方出具未曾收到該發票的書面確認證明,可憑該發票的完稅憑證、書面情况說明向稅務機關申請重新開具;若付款方遺失發票,可憑收款方的記賬聯複印件或稅務機關的存根聯複印件,經代開發票稅務機關審核後作為合法憑證入賬,稅務機關在發票複印件上寫上「與原件相符」字樣,並加蓋公章。

開具發票一方遺失已填開的發票聯,應重新開具發票交對方入賬。重新開具發票時,應在備註欄填寫遺失發票的客戶名稱、發票代碼和號碼、金額,開票單位。

取得發票一方遺失已填開的發票聯,由開票方提供發票存根聯或記賬聯原件的複印件,註明「此件是我單位提供,與原件相符」,加蓋公章,並經開票方主管稅務機關審核,加具「與原件相符」意見,蓋稅務機關業務專用章,由開票方交取得發票方作為合法憑證入賬。遺失的發票只有發票聯的,由開具發票方出具書面證明,內容包括取得發票單位名稱、購貨或服務的單位數量、單價、規格、大小金額、發票代碼和號碼等,稅務機關加具「與開票數據相符」的意見,蓋業務專用章,作為合法入賬憑證。

發票保管

(a)  開具發票的企業和個人應當建立發票使用登記制度,設置發票登記簿,並定期向主管稅務機關報告發票使用情况。

(b)  企業和個人應在辦理變更或者註銷稅務登記的同時,辦理發票和發票領購簿的變更、繳銷手續。

(c)  企業和個人應按照稅務機關的規定存放和保管發票,不得丟失和擅自損毀。

(d)  對於已經開具的發票存根聯和發票登記簿,應當保存五年。保存期滿,報經稅務機關查驗後銷毀。

(e)  使用電子計算機開具發票,須經主管稅務機關批准,並使用稅務機關統一監製的機外發票,開具後的存根聯應當按照順序裝訂成冊。

(f)  任何單位和個人不得轉借、轉讓、代開發票;未經稅務機關批准,不得拆本使用發票;不得自行擴大專業發票使用範圍。禁止倒買倒賣發票、發票監製章和發票防偽專用品。

(g)  任何單位和個人未經批准,不得跨規定的使用區域攜帶、郵寄、運輸空白發票。禁止攜帶、郵寄或者運輸空白發票出入境。

(h)  使用發票的單位和個人應當妥善保管發票。發生發票丟失情形時,應當於發現丟失當日書面報告稅務機關,並按當地規定登報聲明作廢。

接受稅務檢查

稅務機關在發票管理中有權進行下列檢查:檢查印製、領購、開具、取得和保管發票的情況;調出發票查驗;查閱、複製與發票有關的憑證、資料;向當事各方詢問與發票有關問題和情況;查處發票案件時,對與案件有關的情況和資料,可以記錄、錄音、錄影、照相和複製。

印製、使用發票的單位和個人,必須接受稅務機關依法檢查,如實反映情況,提供有關資料,不得拒絕、隱瞞。稅務人員進行檢查時,應當出示稅務檢查證。

稅務機關需要將已開具的發票調出查驗時,向當地被查驗的單位和個人開具發票換票證。發票換票證與所調出查驗的發票有同等效力。被調出查驗發票的單位和個人不得拒絕。稅務機關需要將空白發票調出查驗時,應當開具收據;經查無問題的,應當及時返還。

單位和個人從中國境外取得與納稅有關的發票或者憑證,稅務機關在納稅審查時有疑義的,可以要求其提供境外公證機構或者註冊會計師的確認證明,經稅務機關審核認可後,方可作為記賬核算的憑證。

稅務機關在發票檢查中需要核對發票存根聯與發票聯填寫情況時,可以向持有發票或者發票存根聯的單位發出發票填寫出情況核對卡,有關單位應當如實填寫,按期報回。

資料提供 圖片:香港貿發局經貿研究
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